1. Despre această Politică de confidențialitate

Protecția datelor dumneavoastră cu caracter personal este importantă pentru noi. Prezenta Politică de confidențialitate explică ce date cu caracter personal colectăm prin intermediul HiTop.ro, în ce scopuri le utilizăm, care este temeiul juridic al prelucrării, cui le putem transmite, cât timp le păstrăm și care sunt drepturile dumneavoastră.

Prelucrarea datelor cu caracter personal se realizează în conformitate cu Regulamentul (UE) 2016/679 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și libera circulație a acestor date („GDPR”), precum și cu legislația aplicabilă în materie de protecție a datelor.

2. Operatorul datelor cu caracter personal

Operatorul datelor cu caracter personal colectate prin intermediul HiTop.ro este:

HELI INNOVATION Ltd.
UIC: 203368123
Sediu: Bulgaria, Varna, 9000, 6 Yan Hunyadi Blvd., Biroul 207
Telefon: +359 896 877 733
E-mail: sales@hitop.ro

Pentru orice întrebare privind prelucrarea datelor cu caracter personal sau pentru exercitarea drepturilor prevăzute de legislația privind protecția datelor, ne puteți contacta la adresa de e-mail: sales@hitop.ro.

3. Ce date cu caracter personal putem colecta

În funcție de modul în care utilizați HiTop.ro și de serviciile solicitate, putem prelucra următoarele categorii de date:

  • nume și prenume;
  • adresa de e-mail;
  • numărul de telefon;
  • adresa de facturare și adresa de livrare;
  • localitatea, județul, codul poștal și țara;
  • informațiile necesare pentru procesarea și livrarea comenzilor;
  • istoricul comenzilor și informațiile privind produsele comandate;
  • informații referitoare la metoda și starea plății;
  • datele contului de client, dacă alegeți să creați un cont;
  • corespondența și informațiile furnizate atunci când ne contactați;
  • adresa IP și anumite informații tehnice privind dispozitivul și browserul;
  • informații privind utilizarea site-ului, în măsura permisă de lege și de preferințele privind cookie-urile.

În cazul clienților persoane juridice putem prelucra, de asemenea, informațiile introduse pentru facturare și verificare fiscală, precum:

  • denumirea companiei;
  • adresa companiei;
  • codul fiscal / CUI;
  • codul de TVA intracomunitar;
  • rezultatul și informațiile aferente verificării codului de TVA prin sistemul VIES.

Unele informații privind persoanele juridice nu reprezintă, prin ele însele, date cu caracter personal. Totuși, acestea pot deveni date cu caracter personal atunci când identifică sau pot fi asociate unei persoane fizice.

4. Datele necesare pentru plasarea unei comenzi

Pentru a putea procesa o comandă avem nevoie de anumite informații, precum numele, datele de contact, adresa de facturare și/sau livrare și informațiile necesare pentru efectuarea livrării și a plății.

Fără furnizarea datelor necesare pentru executarea comenzii este posibil să nu putem încheia sau executa contractul de vânzare și să nu putem livra produsele comandate.

Crearea unui cont de client nu este obligatorie atunci când site-ul oferă posibilitatea plasării unei comenzi fără cont.

5. Scopurile și temeiurile prelucrării

5.1. Procesarea și executarea comenzilor

Prelucrăm datele necesare pentru:

  • primirea și procesarea comenzilor;
  • confirmarea comenzilor;
  • procesarea plăților;
  • pregătirea și expedierea produselor;
  • comunicarea cu clientul în legătură cu o comandă;
  • gestionarea retururilor, reclamațiilor și garanțiilor.

Temeiul principal al acestei prelucrări este necesitatea executării contractului sau efectuarea demersurilor solicitate înainte de încheierea acestuia.

5.2. Facturare, contabilitate și obligații legale

Prelucrăm datele necesare pentru emiterea și păstrarea documentelor fiscale și contabile și pentru îndeplinirea altor obligații legale aplicabile activității noastre.

Temeiul acestei prelucrări este îndeplinirea obligațiilor legale aplicabile operatorului.

5.3. Livrarea comenzilor

Pentru livrarea produselor putem transmite datele necesare către compania de curierat, inclusiv numele destinatarului, adresa de livrare, numărul de telefon și alte informații strict necesare efectuării livrării.

HiTop.ro utilizează în principal servicii de curierat oferite de DPD.

5.4. Procesarea plăților

Atunci când alegeți plata electronică, informațiile necesare procesării tranzacției sunt transmise furnizorului de servicii de plată utilizat pentru tranzacția respectivă.

HiTop.ro nu are nevoie să stocheze și nu stochează în baza proprie de date numărul complet al cardului, codul CVV/CVC sau alte date complete de autentificare ale cardului bancar.

Procesarea datelor cardului se realizează prin infrastructura furnizorului de servicii de plată, în conformitate cu propriile sale condiții și politici de securitate și confidențialitate.

5.5. Contul de client

Dacă alegeți să creați un cont pe HiTop.ro, prelucrăm datele necesare administrării contului și furnizării funcțiilor asociate acestuia, precum gestionarea adreselor și consultarea istoricului comenzilor.

Parolele nu sunt afișate personalului HiTop.ro în forma în care au fost introduse de utilizator.

Vă recomandăm să păstrați datele de autentificare confidențiale și să nu transmiteți parola altor persoane.

5.6. Relații cu clienții și solicitări de asistență

Atunci când ne contactați prin e-mail, telefon, formularul de contact sau alte mijloace disponibile, putem prelucra datele și conținutul comunicării pentru a răspunde solicitării și pentru a soluționa problema semnalată.

Temeiul prelucrării poate fi executarea contractului, efectuarea unor demersuri la solicitarea persoanei vizate, îndeplinirea unei obligații legale sau interesul nostru legitim de a gestiona în mod eficient comunicările și relația cu clienții, după caz.

5.7. Prevenirea fraudelor și securitatea site-ului

Putem prelucra anumite informații tehnice și informații privind utilizarea site-ului pentru protejarea HiTop.ro, a clienților și a sistemelor noastre împotriva fraudelor, tentativelor de acces neautorizat, abuzurilor și altor incidente de securitate.

În măsura în care este aplicabil, această prelucrare se bazează pe interesul nostru legitim de a asigura securitatea serviciilor și a tranzacțiilor, cu respectarea drepturilor și libertăților persoanelor vizate.

6. Verificarea codurilor de TVA prin VIES

Pentru clienții persoane juridice care furnizează un cod de TVA intracomunitar, HiTop.ro poate verifica validitatea acestuia prin sistemul VIES (VAT Information Exchange System) al Uniunii Europene.

În acest scop putem prelucra și păstra informații precum:

  • țara și codul de TVA verificat;
  • rezultatul verificării;
  • denumirea și adresa returnate de serviciul de verificare, atunci când sunt disponibile;
  • data verificării;
  • identificatorul sau referința verificării, atunci când este furnizată.

Aceste informații pot fi păstrate pentru documentarea tratamentului fiscal aplicat tranzacției și pentru îndeplinirea obligațiilor fiscale și contabile aplicabile.

7. Comunicări comerciale și marketing

Nu considerăm plasarea unei comenzi sau crearea unui cont drept consimțământ automat pentru primirea tuturor comunicărilor comerciale.

Atunci când legislația impune obținerea consimțământului pentru transmiterea de comunicări comerciale prin e-mail sau prin alte mijloace electronice, aceste comunicări vor fi transmise pe baza consimțământului acordat sau a unui alt temei juridic permis în mod expres de legislația aplicabilă.

Atunci când prelucrarea pentru marketing se bazează pe consimțământ, acesta poate fi retras în orice moment.

Retragerea consimțământului nu afectează legalitatea prelucrării efectuate înainte de retragerea acestuia.

8. Cui putem transmite datele

Datele cu caracter personal nu sunt vândute sau închiriate unor terți.

Pentru funcționarea magazinului și executarea comenzilor, anumite date pot fi transmise sau puse la dispoziția unor furnizori și parteneri, numai în măsura în care acest lucru este necesar și există un temei juridic corespunzător.

Aceștia pot include:

  • companii de curierat și furnizori de servicii logistice;
  • furnizori de servicii de plată și instituții financiare;
  • furnizori de hosting, infrastructură IT și servicii tehnice;
  • furnizori de servicii de e-mail și comunicații;
  • furnizori de servicii contabile, fiscale, juridice sau de audit;
  • autorități publice, fiscale, judiciare sau de reglementare, atunci când divulgarea este impusă sau permisă de lege;
  • alți furnizori strict necesari funcționării magazinului și executării serviciilor solicitate de client.

Furnizorii care prelucrează date în numele nostru trebuie să le utilizeze în limitele scopurilor pentru care le-au fost furnizate și în conformitate cu cerințele aplicabile privind protecția datelor.

9. Transferuri internaționale de date

În funcție de furnizorii tehnici utilizați, anumite date pot fi prelucrate și în afara țării în care se află clientul.

În cazul în care datele cu caracter personal sunt transferate în afara Spațiului Economic European către o țară pentru care nu există o decizie adecvată privind nivelul de protecție, vor fi utilizate mecanismele și garanțiile prevăzute de legislația aplicabilă, atunci când acestea sunt necesare.

10. Cât timp păstrăm datele

Datele cu caracter personal sunt păstrate numai atât timp cât este necesar pentru scopurile pentru care au fost colectate și pentru îndeplinirea obligațiilor legale aplicabile.

Perioada de păstrare poate varia în funcție de categoria datelor și de scopul prelucrării.

De exemplu:

  • datele privind comenzile și facturile sunt păstrate pentru perioadele impuse de legislația fiscală și contabilă aplicabilă;
  • datele necesare gestionării garanțiilor și reclamațiilor pot fi păstrate pe perioada necesară soluționării acestora și a eventualelor termene legale aferente;
  • datele contului pot fi păstrate atât timp cât contul este activ și ulterior, dacă există un temei legal pentru păstrarea anumitor informații;
  • corespondența poate fi păstrată atât timp cât este necesar pentru soluționarea solicitării și apărarea unor eventuale drepturi;
  • datele prelucrate pe baza consimțământului sunt păstrate până la retragerea consimțământului sau până când scopul prelucrării încetează, sub rezerva eventualelor obligații legale de păstrare.

La expirarea perioadelor aplicabile, datele sunt șterse, anonimizate sau păstrate numai dacă există un alt temei juridic care impune sau permite păstrarea lor.

11. Securitatea datelor

Aplicăm măsuri tehnice și organizatorice rezonabile și adecvate pentru protejarea datelor cu caracter personal împotriva accesului neautorizat, pierderii, distrugerii, modificării sau divulgării nepermise.

Accesul la date este limitat la persoanele și furnizorii care au nevoie de aceste informații pentru îndeplinirea atribuțiilor sau serviciilor lor.

Cu toate acestea, nicio metodă de transmitere sau stocare electronică nu poate garanta o securitate absolută. Din acest motiv, HiTop.ro nu formulează o garanție absolută că un incident de securitate nu poate apărea niciodată, ci aplică măsuri proporționale cu riscurile identificate.

12. Cookie-uri și tehnologii similare

HiTop.ro poate utiliza cookie-uri și tehnologii similare pentru funcționarea site-ului, menținerea sesiunii, păstrarea coșului de cumpărături, securitate, preferințe și, dacă este cazul, analiză și marketing.

Cookie-urile strict necesare pentru funcționarea serviciului pot fi utilizate fără consimțământ atunci când legislația permite acest lucru.

Cookie-urile și tehnologiile care necesită consimțământ sunt activate în conformitate cu opțiunile exprimate de utilizator prin mecanismul de gestionare a cookie-urilor disponibil pe site.

Informații suplimentare pot fi prezentate separat în Politica privind cookie-urile.

13. Drepturile dumneavoastră

În condițiile prevăzute de GDPR și de legislația aplicabilă, puteți avea următoarele drepturi:

  • dreptul de acces – să solicitați informații privind datele pe care le prelucrăm despre dumneavoastră;
  • dreptul la rectificare – să solicitați corectarea datelor inexacte sau completarea datelor incomplete;
  • dreptul la ștergere – să solicitați ștergerea datelor atunci când sunt îndeplinite condițiile legale;
  • dreptul la restricționarea prelucrării – în situațiile prevăzute de GDPR;
  • dreptul la portabilitatea datelor – pentru datele și situațiile în care acest drept este aplicabil;
  • dreptul la opoziție – inclusiv față de anumite prelucrări bazate pe interes legitim și față de marketingul direct;
  • dreptul de a retrage consimțământul – atunci când prelucrarea se bazează pe consimțământ;
  • dreptul de a depune o plângere la o autoritate competentă de supraveghere a protecției datelor.

Exercitarea unui drept nu înseamnă în toate situațiile că datele trebuie șterse imediat. De exemplu, putem fi obligați prin lege să păstrăm anumite documente fiscale, contabile sau informații necesare pentru constatarea, exercitarea ori apărarea unor drepturi.

14. Cum vă puteți exercita drepturile

Pentru exercitarea drepturilor privind datele cu caracter personal ne puteți contacta la:

E-mail: sales@hitop.ro
Telefon: +359 896 877 733

Pentru protejarea datelor, atunci când există îndoieli rezonabile privind identitatea solicitantului, putem solicita informații suplimentare necesare pentru confirmarea identității înainte de a furniza sau modifica date cu caracter personal.

Vom analiza și vom răspunde solicitărilor în termenele prevăzute de legislația aplicabilă.

15. Dreptul de a depune o plângere

Dacă considerați că datele dumneavoastră cu caracter personal au fost prelucrate cu încălcarea legislației aplicabile, aveți dreptul de a depune o plângere la autoritatea competentă pentru protecția datelor.

De asemenea, vă încurajăm să ne contactați direct la sales@hitop.ro, pentru a putea analiza și soluționa problema semnalată.

16. Linkuri către site-uri externe

HiTop.ro poate conține linkuri către site-uri, platforme sau servicii administrate de terți.

Prezenta Politică de confidențialitate se aplică prelucrării datelor efectuate de HELI INNOVATION Ltd. prin intermediul HiTop.ro și nu reglementează practicile independente ale altor operatori.

Vă recomandăm să consultați politica de confidențialitate a serviciului extern înainte de a furniza date cu caracter personal prin intermediul acestuia.

17. Modificarea Politicii de confidențialitate

Putem actualiza prezenta Politică de confidențialitate atunci când acest lucru este necesar pentru a reflecta modificări ale serviciilor HiTop.ro, ale tehnologiilor utilizate sau ale cerințelor legale aplicabile.

Versiunea actualizată va fi publicată pe HiTop.ro.

Atunci când modificările sunt semnificative și legislația impune o informare suplimentară, vom utiliza o metodă adecvată pentru informarea persoanelor vizate.

18. Contact

Pentru întrebări privind prezenta Politică de confidențialitate sau prelucrarea datelor cu caracter personal:

HELI INNOVATION Ltd.
UIC: 203368123
Bulgaria, Varna, 9000
6 Yan Hunyadi Blvd., Biroul 207
Telefon: +359 896 877 733
E-mail: sales@hitop.ro